مشروع نظام بطاقة الأداء المتوازن

•الأهداف الرئيسية من المشروع:

- قياس الأداء الاستراتيجي للجامعة من خلال استحداث نظام الالكتروني ذو كفاءة عالية.

- تمكين صانعي القرار والإدارة العليا من متابعة سير تنفيذ الخطط الإستراتيجية الجامعة وتوفير البيانات اللازمة لاتخاذ القرارات الإستراتيجية.

- تمكين أعضاء فريق المكتب التنفيذي للخطة الإستراتيجية للجامعة من إدارة ومتابعة تنفيذ الأهداف الإستراتيجية بشكل احترافي، عن طريق واحدة من أدوات قياس وإدارة الأداء الأكثر  شيوعاً في تنفيذ الاستراتيجيات (أداة بطاقات الأداء المتوازن).

•المستفيدون من المشروع

- إدارة الجامعة على كافة المستويات

- (مدير الجامعة – وكلاء الجامعة – العمداء – مدراء المراكز والمعاهد  ومشرفي الإدارات).

- المكتب التنفيذي لإدارة ومتابعة الخطة الإستراتيجية للجامعة KSU2030.

- وحدات الجامعة الفرعية بقسميها الرجالي والنسائي.

- منسوبي الجامعة المكلفين بالعمل على إدارة ومتابعة الخطط الإستراتيجية لوحدات الجامعة.

- خطوات بناء بطاقة الأداء المتوازن

•مراحل تنفيذ المشروع:

- المرحلة الأولى: التخطيط، وتم فيها ما يلي من أعمال:

-  تحديد احتياجات الجامعة من المزايا التقنية والفنية.

- وضع معايير تحديث النظام الالكتروني

- التواصل مع الشركات المرموقة التي توفر حلول تقنية تتبنى فكرة بطاقة الأداء المتوازن.

- استقبال العروض الفنية ودراستها وتحليلها.

- تحديد الأفضل والأنسب لخطة الجامعة وخطط وحداتها الفرعية.

- رفع المشروع للاعتماد واستكمال المستندات النظامية.

 

• المرحلة الثانية: التهيئة، وتم فيها ما يلي من أعمال: 
• التواصل مع وحدات الجامعة لتجهيز الخطط الإستراتيجية للنقل على بطاقات الأداء المتوازن.
• تحديد المتطلبات الفنية والتقنية  للنظام والتأكد من جاهزيتها.
• تدريب منسوبي وحدات الجامعة على كيفية نقل الخطط الإستراتيجية إلى بطاقات الأداء المتوازن. تم تدريب (150 مرشح) بواقع 3 أعضاء لكل وحدة.
• ربط الخطط الإستراتيجية الفرعية لوحدات الجامعة بخطط ما تتبع له من وكالات بالهيكل التنظيمي ومن ثم ربط خطط الوكالات بخطة الجامعة الرئيسية KSU2030
• تكوين قاعدة بيانات شاملة للمعنيين بتنفيذ الخطط الإستراتيجية على مستوى الجامعة وفرز البيانات الواردة من الوحدات.

 

• المرحلة الثالثة: التدريب، وتم فيها ما يلي من أعمال: 
• - تنفيذ التدريب والاستشارات بإجمالي مدة زمنية بلغت 60 يوماً.
• - تأهيل منسوبي المكتب التنفيذيPMO  لتقديم الدعم الفني لوحدات الجامعة بالقسمين الرجالي والنسائي.  (8 أعضاء بالقسم الرجمالي + عضوات بالقسم النسائي). 
• - تأهيل منسوبي وحدات الجامعة المرشحين للتدريب من استخدام النظام الالكتروني لإدارة تنفيذ خطط وحداتهم الفرعية.  
•   - تحقيق خطة توطين الخبرة في تنفيذ الاستراتيجيات عن طريق نظام بطاقة الأداء المتوازن  EPM-Suite دون الحاجة إلى الرجوع للشركة المطورة للنظام. حيث أضحى بالإمكان القيام بهذه المهمة من خلال كوادر وطنية مؤهله.       
•   - التواصل مع المرشحين للتدريب عن طريق الإيميل وبرسائل الـ SMS وتحديد المكان والزمان لهم.   
•   - تصنيف المتدربين حسب الصلاحيات Admin User, Super User, End User. - 
• - دعم المشروع إعلاميا عن طريق أخبار صحفية قبلية وبعدية بهدف رفع مستوى الوعي لدى المستفيدين.
• - تزويد كافة حضور الدورات التدريبية من منسوبي الجامعة بشهادات حضور ومشاركة بالدورات التدريبية. 

 

• المرحلة الرابعة: التنفيذ، وتم فيها ما يلي من أعمال:
• - نقل خطة الجامعةKSU2030  باللغتين العربية والانجليزية إلى نظام بطاقة الأداء المتوازن.
• - نقل خطط وحدات الجامعة الفرعية الجاهزة على نماذج بطاقة الأداء المتوازن. حيث تم نقل عدد 26 خطة لوحدات فرعية بالجامعة (وكالات، كليات، عمادات، معاهد، مراكز).
• - تنفيذ الربط الالكتروني بين مؤشرات الأداء الرئيسية والفرعية.
• - حث منسوبي الجامعة المعنيين بتنفيذ الخطط الإستراتيجية على ضرورة تفعيل النظام الالكتروني، واستخدام كافة مزايا النظام.

 

• المرحلة الخامسة: المتابعة، وتم فيها ما يلي من أعمال:

1. عقد اختبار رخصة SUPERUSER لأعضاء المكتب التنفيذي للخطة الإستراتيجية المعنيين ومنحهم شهادات اجتياز من مطور النظام.
2. تزويد وحدات الجامعة ببيانات التواصل مع مقدمي الدعم الفني في التخطيط الاستراتيجي ونظام بطاقة الأداء المتوازن للتواصل المباشر.
3. وضع خطة مخصصة لتقديم التدريب والدعم الفني اللازم للجهات التي لم تنتهي بعد من إعداد خططها الإستراتيجية.
4. التواصل مع الشركة المطورة للنظام أولاً بأول لحل أي تحديات تقنية أو فنية تظهر مستقبلاً.
5. إعداد حملة توعوية تستهدف جميع منسوبي وحدات الجامعة بهدف رفع الوعي بأهمية البرنامج ومزاياه في تنفيذ الخطة الإستراتيجية.

 

•               مزايا استخدام النظام الالكتروني EPM Suite  في تنفيذ الاستراتيجيات:

1. يمد الإدارة العليا بصورة شاملة عن مستوى التقدم في تنفيذ مبادرات الخطة الإستراتيجية، وتساعد صانع القرار على اتخاذ القرار المناسب.
2. يربط الخطط الإستراتيجية لوحدات الجامعة مع الخطة الإستراتيجية الأم KSU2030.
3. يسهل ويحسن طريقة تدفق المعلومات، والاتصالات بين الأطراف المعنية بالتنفيذ في شتى وحدات الجامعة.
4. يحقق ربط الأهداف الفرعية بالأهداف الرئيسية لكل وحدة من وحدات الجامعة.
5. يحفظ الوقت والجهد ويساعد أعضاء المكتب التنفيذي PMO والمعنيين بالعمل على الاستراتيجيات الفرعية من التواصل مع مسئولي الأهداف والمبادرات بشكل فاعل وعبر قنوات مختلفة.
6. يوضح مستوى التقدم في تنفيذ الأهداف الإستراتيجية ويوضح مكامن الضغق في التنفيذ ومسبباته.

 

 

 

 

الصفحة الرئيسية للنظام:

الخريطة الإستراتيجية:

 

توزيع أهداف الجامعة على مناظير الأداء المتوازن:

إدارة المخاطر: